Introducción
Tras la aprobación del
Real Decreto-Ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección
social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo (el “RD-L
8/2019”) se estableció la obligatoriedad para todas las empresas de instaurar
un registro de jornada de la jornada laboral de su plantilla.
A raíz de diversas campañas de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (la “ITSS”), así como a la luz de recientes sentencias, desde el Departamentode Derecho Laboral de Leopoldo Pons consideramos interesante llevar a cabo un pequeño resumen sobre la importancia que tiene que todas las empresas recojan de manera adecuada el registro de jornada de su plantilla.
Como es sabido, la limitación de la jornada laboral se configura como un elemento de protección de las personas trabajadoras, de ahí que la jornada máxima de trabajo esté fijada legalmente y sea indisponible para las partes.
Es por este motivo por el que el registro de jornada se erige como elemento esencial para controlar los posibles excesos de jornada. Ya que, obviamente, para poder comprobar si se han realizado horas extraordinarias, es preciso conocer el número de horas ordinarias de trabajo realizadas.
Obligatoriedad del registro de jornada
Como hemos comentado al
inicio del presente artículo, el registro de jornada laboral para todos los
trabajadores es obligatorio desde mayo de 2019, fecha en la que
entró en vigor la modificación operada por el RD-L 8/2019 en el Texto Refundido
de la Ley del Estatuto de los Trabajadores, aprobado por el Real Decreto
2/2015, de 23 de octubre (el “ET”) el cual supuso
la introducción de un nuevo apartado en el artículo 34.
Dispone el apartado 9 del artículo 34 del ET lo siguiente:
«La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo.
Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, se organizará y documentará este registro de jornada.
La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.»
Del tenor literal del artículo se puede extraer la conclusión de que el registro de la jornada por parte de los trabajadores no es opcional, sino que las personas trabajadoras tienen la obligación de fichar cada día su entrada y salida en el horario exacto en el que comienzan o finalizan sus tareas.
Por tanto, se trata de un registro obligatorio para todas las empresas, ya sean pequeñas, medianas o grandes, y para todas las personas trabajadoras.
A pesar de la anterior afirmación, es preciso matizar que las siguientes personas trabajadoras cuentan con un régimen específico en materia de registro de jornada:
- Los trabajadores con contrato a tiempo parcial, para los que ya existe una obligación de registro regulada en el artículo 12.4.c) del ET.
- Los trabajadores que cuentan con registros específicos regulados en el Real Decreto 1561/1995, de 21 de septiembre, sobre jornadas especiales de trabajo, que son:
- Trabajadores de determinados transportes por carretera.
- Trabajadores de la marina mercante.
- Trabajadores que realizan servicios de interoperabilidad transfronteriza en el transporte ferroviario.
Contenido y conservación del registro de jornada
Lo que debe ser objeto de registro es la jornada de trabajo realizada diariamente. Según el Criterio Técnico 101/2019 sobre actuación de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social en materia de registro de jornada, no se exige expresamente el registro de las pausas o interrupciones entre el inicio y la finalización de la jornada diaria.
Por tanto, es imprescindible que el registro se recoja de forma diaria, no siendo aceptable para la acreditación ningún documento que se formule con antelación (como puedan ser los cuadrantes de horarios, el horario general de la empresa, etc.) o con posterioridad.
Eso sí, se exige que el sistema implantado sea objetivo y fiable, de manera que permita computar la jornada laboral diaria realizada por cada persona trabajadora.
Cabe que por medio de la negociación colectiva o de los acuerdos de empresa se precisen todos los aspectos relacionados con el registro de pausas e interrupciones, siendo el contenido mínimo que el registro incluya el horario de inicio y finalización de la jornada.
En relación a la conservación del registro de jornada, es importante destacar que los registros tienen que estar y permanecer físicamente en el centro de trabajo, o ser accesibles desde el mismo de manera inmediata durante al menos cuatro años de tal forma que sea posible acceder a dichos registros cuando así sea solicitado por las propias personas trabajadoras, por sus representantes legales o por la ITSS.
Ahora bien, la permanencia a disposición no implica la obligación de entrega de copias a las personas trabajadoras ni que deba entregárseles copia de su registro diario a cada una de ellas (salvo que así lo dispusiera un convenio colectivo o existiera algún pacto expreso en contrario).
El registro mediante datos biométricos
La Agencia Española de Protección de Datos a finales del año 2023 publicó una guía en la que abordaba el tratamiento de datos biométricos para el control de presencia, advirtiendo a las empresas que podrían enfrentarse a la imposición de sanciones si se utilizan tales sistemas sin cumplir con el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos (el “RGPD”).
Se entiende por datos biométricos, según el RGPD los «datos personales obtenidos a partir de un tratamiento técnico específico, relativos a las características físicas, fisiológicas o conductuales de una persona física que permitan o confirmen la identificación única de dicha persona, como imágenes faciales o datos dactiloscópicos». Es decir, se establece que son datos biométricos todos aquellos que permitan la identificación o autenticación de una persona con imágenes o con su huella dactilar.
En este sentido, debe tenerse presente que uno de los principios del RGPD es el principio de minimización que establece que los datos serán: «adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario en relación con los fines para los que son tratados». Por ende, todos aquellos datos que no son necesarios para cumplir con la finalidad del tratamiento no deben ser tratados.
Por lo anterior, es importante que las empresas conozcan que la AEPD ha desaconsejado el uso de registro de jornada que permita la identificación mediante huella dactilar o imágenes de la persona trabajadora y que únicamente acepta su utilización en una serie de supuestos muy tasados.
El registro en papel
El registro de la jornada laboral en formato papel es válido, ahora bien, siempre que se cumplan una serie de requisitos que son los siguientes:
- Recoger la hora de entrada y salida exacta de cada turno, sin ser válidas las estimaciones. Para lograrlo se tendrá que rellenar la hoja en ese mismo instante, teniendo en cuenta el minuto exacto, debiendo ser firmado por el trabajador.
- La empresa deberá guardar el registro en papel y estar a disposición de consulta para trabajadores, representantes e Inspección de Trabajo y Seguridad Social durante al menos cuatro años.
A efectos de su conservación, el registro en papel podrá archivarse en soporte informático mediante el escaneo de los documentos originales y siendo guardado telemáticamente con las debidas garantías.
Régimen sancionador
El RD-L 8/2019 también supuso la modificación del régimen sancionador que hasta la fecha era aplicable a las transgresiones en materia de registro de jornada por haber modificado el Texto Refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (el “TRLISOS”).
La modificación introducida en el artículo 7 TRLISOS, apartado 5, tipifica como infracción grave la transgresión de las obligaciones en materia de registro de jornada, disponiendo lo siguiente de manera literal:
“La transgresión de las normas y los límites legales o pactados en materia de jornada, trabajo nocturno, horas extraordinarias, horas complementarias, descansos, vacaciones, permisos, registro de jornada y, en general, el tiempo de trabajo a que se refieren los artículos 12, 23 y 34 a 38 del Estatuto de los Trabajadores.”
Este tipo de infracciones, según dispone el artículo 40 del TRLISOS, podrán ser castigadas con carácter general con multa, que en función del grado con el que sea calificada puede suponer, en su grado mínimo por importe de 751 a 1.500 euros, en su grado medio por importe de 1.501 a 3.750 euros; y en su grado máximo por importe de 3.751 a 7.500 euros.
Ahora bien, cabe que se estime por parte de la ITSS otro tipo de infracciones relacionadas con el registro de jornada de las personas trabajadoras que, dependiendo del nivel de vulneración de la normativa cometido, conlleven la imposición de otras sanciones que pueden ser desde leves, pasando por graves y hasta muy graves.
Conclusiones
Establecer y aplicar un correcto registro de jornada de las personas trabajadoras es esencial para todas las empresas, sin importar el tamaño de la misma, para cumplir con la legalidad vigente, así como para evitar la imposición de posibles sanciones por parte de la ITSS o de la AEPD.
Si te surge cualquier duda o necesitas asesoramiento especializado sobre cómo esta regulación puede afectar a tu empresa, no dudes en contactar con nuestro Departamentode Derecho Laboral.
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